Badan Kepegawaian Negara (BKN) resmi mengimplementasikan sistem ASN Digital sebagai platform terpadu bagi Aparatur Sipil Negara (ASN), baik PNS maupun PPPK. Aplikasi super (superapp) ini mulai diluncurkan secara bertahap sejak pertengahan 2025 dan kini wajib digunakan oleh seluruh ASN.
ASN Digital dirancang sebagai sistem satu pintu yang mengintegrasikan 47 layanan kepegawaian, mencakup seluruh siklus manajemen ASN, mulai dari rekrutmen, pengembangan karier, hingga pensiun. Melalui platform ini, ASN dapat mengakses layanan seperti MyASN, SIASN, SSCASN, dan berbagai layanan administrasi kepegawaian BKN lainnya dalam satu akun terintegrasi.
Untuk mengakses ASN Digital, pengguna wajib terlebih dahulu melakukan aktivasi akun serta mengaktifkan sistem keamanan Multi-Factor Authentication (MFA). MFA diterapkan untuk melindungi data kepegawaian nasional sekaligus mencegah penyalahgunaan akun.
Bagi ASN, khususnya PPPK, yang belum pernah mengaktifkan akun, akses pertama dapat dilakukan dengan cara reset password menggunakan Nomor Induk Pegawai (NIP) dan alamat email yang terdaftar di sistem SIASN. Setelah reset password berhasil, ASN dapat login kembali ke laman resmi asndigital.bkn.go.id.
Setelah akun aktif, ASN wajib melanjutkan proses aktivasi MFA. Pengguna perlu menyiapkan perangkat ponsel dengan zona waktu otomatis serta aplikasi autentikator seperti Google Authenticator. Proses aktivasi dilakukan dengan memindai QR Code yang muncul saat login, kemudian memasukkan kode OTP untuk mengamankan akun.
Dengan aktifnya MFA, setiap login ke ASN Digital akan memerlukan tiga lapis verifikasi, yakni username, password, dan kode OTP. Jika terjadi kendala seperti kode OTP tidak valid, ASN disarankan memeriksa pengaturan waktu perangkat atau menghubungi BKPSDM setempat untuk bantuan pemulihan akun.
Tak hanya sebagai pusat layanan kepegawaian, ASN Digital juga berfungsi sebagai Lemari Digital ASN melalui sistem Document Management System (DMS). Melalui kebijakan baru ini, BKN tidak lagi menerima arsip kepegawaian dalam bentuk fisik. Seluruh dokumen ASN wajib dikelola dan disimpan dalam format digital.
Kepala BKN Zudan menegaskan bahwa kebijakan ini menjadi tonggak penting transformasi digital birokrasi nasional. Seluruh arsip ASN, baik arsip utama seperti SK pengangkatan dan riwayat jabatan, maupun arsip kondisional, wajib tersedia secara elektronik.
Dokumen yang dihasilkan langsung dari sistem SIASN akan tersimpan otomatis di DMS. Sementara dokumen eksternal seperti ijazah dan sertifikat menjadi tanggung jawab ASN dan instansi untuk diunggah secara mandiri. Untuk menjamin keamanan, DMS dilengkapi pengamanan berlapis, termasuk MFA dan pemantauan akses secara real-time.
Dengan penerapan ASN Digital dan DMS, arsip ASN kini terintegrasi secara nasional, mudah diakses, serta terlindungi dari risiko kehilangan maupun kerusakan fisik. Kebijakan ini diharapkan mampu meningkatkan efisiensi, akuntabilitas, dan kualitas layanan manajemen ASN di seluruh Indonesia.(balqis)
Tinggalkan Balasan