Badan Kepegawaian Negara (BKN) resmi menerapkan sistem ASN Digital sebagai platform layanan kepegawaian terpadu bagi Aparatur Sipil Negara (ASN), baik PNS maupun PPPK. Penerapan sistem ini menjadi bagian dari transformasi digital birokrasi nasional yang mulai dijalankan sejak pertengahan 2025.
Melalui ASN Digital BKN, seluruh layanan manajemen kepegawaian disatukan dalam satu pintu akses. Sistem ini mencakup 47 layanan yang meliputi seluruh siklus ASN, mulai dari proses rekrutmen, pengembangan karier, administrasi kepegawaian, hingga persiapan masa pensiun. ASN dapat mengakses layanan tersebut melalui laman resmi asndigital.bkn.go.id.
BKN menegaskan, untuk dapat menggunakan ASN Digital, setiap pengguna wajib mengaktifkan sistem keamanan Multi-Factor Authentication (MFA). Kebijakan ini diterapkan sebagai langkah perlindungan data kepegawaian nasional agar tidak mudah disalahgunakan.
Bagi ASN, khususnya PPPK, yang belum pernah mengakses layanan ini, proses awal dilakukan dengan reset kata sandi menggunakan Nomor Induk Pegawai (NIP) serta alamat email yang terdaftar dalam sistem SIASN. Setelah reset berhasil, ASN dapat masuk ke akun masing-masing dan melanjutkan proses aktivasi MFA dengan memanfaatkan aplikasi autentikator di ponsel.
Setelah MFA aktif, setiap kali login ASN diwajibkan memasukkan tiga lapis verifikasi, yakni username, kata sandi, serta kode OTP yang dihasilkan aplikasi autentikator. BKN mengingatkan ASN untuk memastikan pengaturan zona waktu ponsel telah disetel otomatis agar kode OTP dapat terbaca dengan benar.
Selain menyatukan layanan kepegawaian, ASN Digital juga menjadi pintu masuk pengelolaan arsip kepegawaian melalui Document Management System (DMS) yang disebut sebagai Lemari Digital ASN. Melalui sistem ini, BKN tidak lagi menerima arsip ASN dalam bentuk fisik. Seluruh dokumen wajib dialihmediakan dan disimpan secara elektronik.
Kepala BKN, Zudan Arif Fakrulloh, menegaskan kebijakan arsip digital ini menjadi tonggak penting dalam pembenahan tata kelola ASN. Seluruh arsip ASN, baik arsip utama seperti SK pengangkatan, riwayat pangkat, jabatan, dan pendidikan, maupun arsip kondisional, wajib tersedia dalam format digital.
Arsip yang lahir dari sistem SIASN akan tersimpan otomatis di DMS. Sementara itu, dokumen yang berasal dari luar sistem, seperti ijazah, sertifikat, dan piagam penghargaan, menjadi tanggung jawab instansi dan ASN untuk diunggah secara mandiri.
Untuk menjamin keamanan, DMS dilengkapi sistem pengamanan berlapis, termasuk MFA dan pemantauan akses secara real time. Pengelolaan masa aktif arsip juga dilakukan secara digital, di mana arsip yang dinyatakan tidak aktif akan melalui masa inaktif sebelum ditetapkan sebagai arsip musnah atau statis tanpa penghapusan permanen.
Dengan diberlakukannya ASN Digital, BKN berharap layanan manajemen ASN menjadi lebih efisien, transparan, dan terintegrasi secara nasional, sekaligus memastikan arsip kepegawaian sebagai aset negara terlindungi dan mudah diakses kapan pun dibutuhkan.
Tinggalkan Balasan