Mediakampung.com – Mahkamah Konstitusi (MK) telah menggelar “Workshop Pembahasan Draft Pedoman dan Rencana Implementasi Pengelolaan Arsip Elektronik” di Cikarang, Jawa Barat. Tujuan dari workshop ini adalah untuk meningkatkan kebijakan kearsipan dan pelayanan administrasi umum MK dalam pengelolaan serta pemanfaatan arsip elektronik yang autentik dan terpercaya. Dalam acara yang dihadiri oleh arsiparis dan pegawai MK, mereka mendapatkan pemahaman mendalam tentang pengelolaan kearsipan elektronik dari para ahli yang ahli di bidang tersebut.
Saat memberikan sambutan pembukaan pada Jumat (16/6/2023), Sekretaris Jenderal MK, Heru Setiawan, menekankan pentingnya hubungan antara arsip dan penciptanya. Beliau menyadari bahwa pentingnya tidak hanya berhenti pada arsip itu sendiri, tetapi juga berkembang menjadi literasi digital yang dapat mendukung kinerja MK secara menyeluruh. Heru memberikan arahan kepada pegawai MK yang berperan sebagai pencipta arsip di tatanan Pelaksana agar dapat memahami jenis-jenis arsip yang ada di setiap unit kerja. Dengan begitu, keberagaman arsip tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk arsip digital guna meningkatkan kinerja Mahkamah.
“Digitalisasi arsip memiliki keunggulan dalam kemudahan pencarian kembali. Oleh karena itu, arsip yang ada di setiap unit harus segera disiapkan untuk didigitalisasi. Setelah jenis arsip di setiap unit teridentifikasi dengan jelas, semua arsip tersebut harus dimuat dalam Sistem Informasi Kearsipan Digital (SIKD) agar dapat dengan mudah ditemukan. Hasil dari digitalisasi ini akan menjadi literasi digital yang bermanfaat bagi pencari keadilan, hakim konstitusi, dan untuk penanganan setiap perkara yang ada di MK, mulai dari permohonan hingga putusan,” jelas Heru.
Lebih lanjut, Heru menyampaikan bahwa pada awalnya, arsip yang dianggap penting dikirimkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dengan harapan dapat dengan mudah ditemukan saat dibutuhkan. Namun, seiring berjalannya waktu dan kebutuhan, arsip-arsip tersebut juga harus mampu meningkatkan kinerja MK. Oleh karena itu, Heru mendorong semua peserta workshop untuk berbagi ide-ide yang dapat menjadi pedoman dalam mewujudkan arsip sebagai literasi digital yang bermanfaat sebagai alat kerja penunjang kinerja MK secara menyeluruh.
Dalam penutup sambutannya, Heru mengharapkan agar semua unit kerja segera mengidentifikasi jenis-jenis arsip yang telah mereka ciptakan agar dapat menjadi sumbangan berharga bagi arsiparis dalam penyempurnaan pedoman pengelolaan arsip. Setelah itu, Tim TIK MK akan mengambil tindakan untuk membuat sistem digital yang sesuai. Dengan demikian, rencana implementasi pengelolaan arsip secara elektronik dapat terlaksana dengan baik di MK dan berkontribusi pada kinerja yang lebih baik.
Perlu diketahui bahwa tugas pengelolaan arsip elektronik di Unit Pengolah melibatkan seluruh unit kerja di lingkungan Kepaniteraan dan Sekretariat Jenderal MK. Namun, saat ini MK belum memiliki pedoman yang memenuhi kriteria dan peraturan yang meliputi tata naskah, klasifikasi keamanan dan akses arsip, jadwal retensi arsip, program arsip vital, serta pedoman pengelolaan arsip elektronik. Oleh karena itu, MK bekerja sama dengan ahli dari ANRI dan Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE) dalam workshop ini, yang berlangsung dari Kamis hingga Sabtu (15-17/6/2023). Diharapkan workshop ini akan menghasilkan pedoman pengelolaan arsip elektronik yang lebih terkoordinasi dengan baik di setiap unit kerja untuk pengelolaan arsip elektronik yang lebih efektif.
